02-408-1377
สั่งมา 500 ชิ้น แต่แจกจริงเพียง 300 กว่าชิ้น แล้วของที่เหลือจะทำอย่างไร? นี่เป็นสถานการณ์ที่เกิดขึ้นได้กับหลายบริษัท โดยเฉพาะงานสัมมนา งานเปิดตัวสินค้า และกิจกรรมที่ไม่สามารถคาดการณ์จำนวนผู้เข้าร่วมได้แม่นยำ การวางแผน ของพรีเมี่ยม จึงไม่ควรเริ่มจากคำถามว่า “สั่งเท่าไรถึงจะได้ราคาถูก” เพียงอย่างเดียว แต่ต้องพิจารณาจำนวนผู้รับจริง งบประมาณ และแผนจัดการสินค้าที่เหลือร่วมกัน
สาเหตุหนึ่งคือการใช้จำนวนผู้ลงทะเบียนหรือจำนวนแขกทั้งหมดเป็นยอดสั่งซื้อทันที ทั้งที่ผู้ลงทะเบียนอาจไม่ได้มาร่วมงานทุกคน หรือบางคนอาจกลับก่อนถึงช่วงแจก ของพรีเมี่ยม นอกจากนี้ การสั่งเผื่อโดยไม่มีข้อมูลจากกิจกรรมครั้งก่อนก็ทำให้จำนวนสินค้าคลาดเคลื่อนได้ง่าย
อีกกรณีคือบริษัทเพิ่มจำนวนเพื่อให้ราคาต่อหน่วยลดลง เช่น ต้องการใช้จริงประมาณ 350 ชิ้น แต่เลือกสั่ง 500 ชิ้นเพราะราคาต่อชิ้นน่าสนใจกว่า อย่างไรก็ตาม ราคาต่อหน่วยที่ต่ำลงไม่ได้หมายความว่าต้นทุนรวมจะคุ้มกว่าเสมอ หากสินค้าส่วนเกินไม่มีโอกาสถูกนำกลับมาใช้
แทนที่จะกำหนดจำนวนกลม ๆ อย่าง 300, 500 หรือ 1,000 ชิ้น ลองแบ่งความต้องการเป็น 3 กลุ่ม เพื่อให้เห็นที่มาของจำนวนที่ควรสั่งชัดเจนขึ้น
เช่น พนักงาน ลูกค้า VIP หรือผู้ยืนยันเข้าร่วมงานแล้ว
เช่น ผู้เข้าร่วมแบบ Walk-in หรือลูกค้าที่อาจมาเพิ่มเติม
สำหรับกรณีสินค้าชำรุด จำนวนผู้ร่วมงานเกินคาด หรือเก็บไว้ใช้หลังงาน
การแบ่งแบบนี้ทำให้การสั่ง ของพรีเมี่ยม มีเหตุผลรองรับมากกว่าการอ้างอิงจำนวนจากงานครั้งก่อนเพียงอย่างเดียว
สมมติว่างานครั้งก่อนมีผู้ลงทะเบียน 400 คน แต่มาร่วมจริง 340 คน นั่นหมายความว่า Attendance Rate อยู่ที่ประมาณ 85% หากกิจกรรมมีลักษณะและกลุ่มเป้าหมายใกล้เคียงกัน ตัวเลขดังกล่าวสามารถนำมาเป็นข้อมูลประกอบการประมาณจำนวนในงานครั้งใหม่ได้
บริษัทที่จัดกิจกรรมเป็นประจำจึงควรเก็บข้อมูล “ลงทะเบียน–มาจริง–รับสินค้า–เหลือ” ทุกครั้ง เมื่อมีข้อมูลหลายงาน การคำนวณ ของพรีเมี่ยม ในครั้งถัดไปจะอิงกับพฤติกรรมจริงมากขึ้น แทนการคาดการณ์จากความรู้สึก
MOQ หรือ Minimum Order Quantity เป็นข้อมูลสำคัญที่ควรถามผู้ผลิต แต่ไม่ควรใช้เป็นตัวตัดสินเพียงอย่างเดียว สมมติ 300 ชิ้นราคา 95 บาทต่อชิ้น ขณะที่ 500 ชิ้นราคา 82 บาทต่อชิ้น แม้ตัวเลือกหลังจะมีราคาต่อหน่วยต่ำกว่า แต่ยอดจ่ายรวมกลับสูงกว่าอย่างชัดเจน
ก่อนเพิ่มจำนวน ของพรีเมี่ยม เพื่อแลกกับส่วนลด จึงควรถามต่อว่า “สินค้าที่เพิ่มขึ้นอีก 200 ชิ้นมีโอกาสถูกใช้หรือไม่?” หากสามารถนำไปใช้กับกิจกรรมอื่นได้ก็อาจคุ้ม แต่ถ้าเป็นสินค้าที่มีวันที่หรือชื่องานเฉพาะ การสั่งเกินอาจกลายเป็นต้นทุนที่ไม่สร้างประโยชน์
อีกแนวทางที่น่าสนใจคือ Print on Demand หรือการผลิตตามความต้องการ Kevin Walsh ประธาน Showdown Displays ให้มุมมองผ่าน PPAI ว่าโมเดลนี้สามารถช่วยลด excess inventory ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และความเสี่ยงจากสินค้าล้าสมัย โดยเฉพาะในกรณีที่ผู้ซื้อยังไม่ทราบจำนวนความต้องการที่แน่นอนล่วงหน้า
อย่างไรก็ตาม Print on Demand ไม่เหมาะกับ ของพรีเมี่ยม ทุกชนิด สินค้าที่ต้องขึ้นแม่พิมพ์ ผลิตสีเฉพาะ หรือมีขั้นต่ำจากสายการผลิต อาจมีต้นทุนสูงหากแบ่งผลิตหลายครั้ง ดังนั้นควรเปรียบเทียบทั้ง MOQ ระยะเวลาผลิต และต้นทุนต่อรอบก่อนเลือกวิธีนี้
วิธีลดความเสี่ยงอีกทางคือออกแบบสินค้าให้สามารถนำไปใช้ข้ามกิจกรรมได้ เช่น ใช้โลโก้หรืออัตลักษณ์หลักของบริษัทแทนการใส่วันที่ ชื่องาน หรือข้อความเฉพาะแคมเปญ เมื่อจบกิจกรรมแล้วสินค้าที่เหลือยังสามารถนำไปแจกในงานอื่นได้
ตัวอย่างสินค้าที่สามารถนำไปใช้ได้หลายกิจกรรม เช่น
• กระบอกน้ำสกรีนโลโก้ สำหรับพนักงาน ลูกค้า หรืองานอีเวนต์
• ร่มพับสกรีนโลโก้ เหมาะสำหรับแจกในกิจกรรมองค์กร
• ปากกาสกรีนโลโก้ สำหรับงานสัมมนา งานประชุม หรือแจกหน้าร้าน
• Power Bank สกรีนโลโก้ สำหรับลูกค้า คู่ค้า หรือจัดเป็นชุดของขวัญ
แนวคิดนี้เหมาะกับ ของพรีเมี่ยม ที่ใช้ได้หลายโอกาส เช่น ของต้อนรับพนักงาน ของสำหรับลูกค้า Gift Set ของแจกในงานประชุม หรือของประกอบกิจกรรมทางการตลาด ช่วยเพิ่มโอกาสหมุนเวียนสต็อกแทนการปล่อยสินค้าไว้จนหมดความเหมาะสมในการใช้งาน
การแจ้งเพียงว่า “ขอราคา 500 ชิ้น” อาจทำให้ได้รับตัวเลือกไม่ครอบคลุมความต้องการ หากต้องการประเมินจำนวนและต้นทุนได้ละเอียดขึ้น ควรเตรียมข้อมูลสำคัญ ได้แก่
• จำนวนผู้รับที่คาดการณ์และจำนวนสูงสุดที่อาจเกิดขึ้น
• งบประมาณรวมของโครงการ
• วันที่ต้องการใช้สินค้า
• รูปแบบโลโก้และรายละเอียดการผลิต
• ความต้องการนำสินค้าที่เหลือไปใช้กับกิจกรรมอื่น
สำหรับ ของพรีเมี่ยม จำนวนมาก อาจขอราคาเป็นช่วง เช่น 300, 400 และ 500 ชิ้น เพื่อเปรียบเทียบว่าการเพิ่มจำนวนแต่ละระดับช่วยลดราคาต่อหน่วยมากเพียงใด และต้องจ่ายเพิ่มจริงเท่าไร
เป้าหมายของการวางแผนไม่จำเป็นต้องทำให้สินค้าเหลือศูนย์ทุกครั้ง เพราะบางกิจกรรมควรมีจำนวนสำรองสำหรับผู้เข้าร่วมเพิ่มเติมหรือสินค้าที่อาจเกิดความเสียหาย หากมีสินค้าเหลือและรูปแบบยังเหมาะกับการใช้งาน บริษัทอาจนำไปแจกในกิจกรรมครั้งถัดไป หรือนำไปจัดเป็น Gift Set สำหรับลูกค้าและคู่ค้าได้ สิ่งสำคัญคือบริษัทควรอธิบายได้ว่าจำนวนที่เผื่อไว้นั้นมีเหตุผลอะไร และหากเหลือจะนำไปใช้งานต่ออย่างไร
ก่อนสั่ง ของพรีเมี่ยม รอบต่อไป จึงอาจเปลี่ยนคำถามจาก “500 ชิ้นลดได้เท่าไร?” เป็น “เราน่าจะใช้จริงกี่ชิ้น และส่วนที่เหลือมีแผนใช้งานต่อหรือไม่?” วิธีคิดนี้ช่วยให้การจัดซื้อสัมพันธ์กับเป้าหมายทางการตลาดและงบประมาณมากกว่าเน้นราคาต่อชิ้นเพียงอย่างเดียว
แนวทางเรื่องการลดสินค้าคงเหลือในบทความนี้อ้างอิงส่วนหนึ่งจากมุมมองของ Kevin Walsh, President of Showdown Displays ซึ่งให้ความเห็นกับ Promotional Products Association International (PPAI) เกี่ยวกับ Print on Demand และโอกาสในการลด excess inventory ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และความเสี่ยงจากสินค้าล้าสมัยในธุรกิจ branded merchandise โดยการอ้างอิงนี้เป็นการนำแนวคิดมาประกอบเนื้อหา ไม่ได้หมายความว่าบุคคลหรือองค์กรดังกล่าวรับรองบทความนี้
สำหรับบริษัทที่กำลังวางแผน ของพรีเมี่ยม สำหรับงานอีเวนต์ ลูกค้า หรือกิจกรรมองค์กร การเปรียบเทียบจำนวนผลิตหลายระดับก่อนตัดสินใจจะช่วยให้เห็นภาพต้นทุนชัดขึ้น หากต้องการศึกษารูปแบบสินค้าและแนวทางการผลิตเพิ่มเติม ลองดูรายละเอียดและสอบถามตัวเลือกการผลิตกับโรงงานของพรีเมี่ยม เพื่อใช้ข้อมูลประกอบการวางแผนจำนวนและงบประมาณให้เหมาะกับแต่ละโครงการ
บทความนี้เรียบเรียงโดย จิรารัตน์ พรมดม
ตำแหน่งเจ้าหน้าที่การตลาด
